optimiser son temps

En tant que freelance, vous vendez surtout votre temps. En d’autres termes, tout ce qui vous permet de gagner du temps, vous permet d’augmenter votre facturation. Savoir gérer son temps peut donc être un formidable levier pour développer votre performance commerciale. C’est une stratégie d’autant plus intéressante quand après plusieurs années d’activité votre planning est rempli et que tout votre temps facturable est facturé.

En effet, optimiser son temps permet de continuer à développer votre activité, sans pour autant augmenter le temps travaillé.

Je ne sais pas vous mais chez BeBoss, nous trouvons que ce concept est formidable :

travailler moins pour gagner plus !

Dans cet article, nous vous donnons quelques pistes pour optimiser votre temps afin de gagner en efficacité et améliorer vos performances commerciales.

Contrôler le temps passé sur une tâche

Vous avez choisi de créer votre activité et devenir votre propre boss grâce au portage salarial. Votre temps de travail se répartit entre les tâches effectives, facturables, et toutes les tâches annexes, non facturables, souvent très chronophages mais indispensables : gestion, comptabilité, veille, prospection, formation. Pour être efficace, il est donc nécessaire de chercher à optimiser votre temps facturable.

Selon votre politique tarifaire, vous avez choisi de facturer vos missions à l’heure ou au forfait. Dans les deux cas, contrôler le temps passé sur une tâche est essentiel afin de mesurer la justesse de vos honoraires facturés et la rentabilité de chaque mission réalisée. Cette analyse vous permettra de corriger vos tarifs si nécessaires et de trouver le juste équilibre entre le budget de vos clients et la rémunération que vous souhaitez percevoir.

Eliminer les tâches à faible valeur ajoutée

Il y a plusieurs solutions pour optimiser votre temps. Une des plus accessible est certainement celle qui vise à identifier votre cœur business, votre expertise, là où se situe votre véritable valeur ajoutée, d’y consacrer tout votre temps et d’éliminer le plus possible toutes les tâches à faible valeur ajoutée.

Mettre en place des processus efficaces

Il s’agit ensuite d’essayer de construire et mettre en place des process sur ces tâches récurrentes et à faible valeur ajoutée.

Voici un exemple concret. Avant de donner suite à une demande d’un prospect vous lui faite parvenir un questionnaire pour évaluer le sérieux de sa demande. Selon ses réponses, vous choisissez de passer à l’étape suivante qui peut être un entretien téléphonique. C’est seulement après ces deux étapes que vous passez au chiffrage d’une proposition d’intervention. Ce process d’évaluation vous permet d’éviter de perdre du temps pour un client que vous ne pouvez pas satisfaire.

Externaliser certaines tâches grâce au portage salarial

Vous avez créé votre propre activité et devenir votre propre boss signifie aussi tout faire soi-même, surtout au démarrage : la prospection, la vente, la production, la comptabilité, la gestion, la facturation, le recouvrement et la communication… Bref, vous êtes un véritable couteau suisse !

Avant de s’épuiser et surtout pour gagner en performance commerciale, interrogez-vous sur les tâches que vous pourriez externaliser en faisant appel à une agence de portage salarial.

Il s’agit en général de tâches à faible valeur ajoutée ou de tâches dans lesquelles vous n’êtes pas particulièrement à l’aise et qui vous demandent plus de temps et d’énergie pour un résultat final qui s’avère moyen.

Pour savoir si l’externalisation de votre gestion est rentable, renseignez-vous sur le coût du prestataire, évaluez le temps libéré grâce à son intervention et multipliez ce temps par votre taux horaire facturé. Plus vous êtes réaliste dans vos estimations, plus vous ferez les bons choix. Avec BeBoss, Les consultants se consacrent exclusivement à leur cœur business et au développement de celui-ci car nous prenons tout le reste en charge !

Regrouper les tâches

Le couteau suisse c’est bien, mais la polyvalence a ses limites. En effet, il est avéré qu’une des choses qui fait perdre le plus de temps, est de sauter d’une tâche à l’autre au cours de la journée de travail sans aller jamais au bout. Pour plus d’efficacité, réservez-vous une plage horaire pour réaliser les différentes missions et plus particulièrement celles qui nécessitent de la concentration. Par exemple, réservez-vous une plage horaire pour faire toutes les factures en attente au lieu de les faire au fur et à mesure ! A force de répéter une même tâche vous allez progresser et devenir de plus en plus efficace.

Automatiser la veille

Pour vous distinguer de vos concurrents et accroître votre valeur ajoutée vis-à-vis de vos clients, il est important de vous former et vous informer sur les évolutions et actualités de votre secteur. La veille est un moyen accessible facilement pour rester au courant des dernières tendances. Mais récolter les bonnes informations demande néanmoins beaucoup de temps, très régulièrement.

Automatiser la veille s’avère une pratique indispensable pour économiser du temps et de l’énergie. L’outil gratuit le plus connu est certainement Google Alertes. Les alertes sont basées sur des mots clés et les résultats correspondants vous sont envoyés directement par email.

Faire de l’inbound marketing

La prospection est indispensable mais chronophage. Pour trouver de nouvelles missions, vous pouvez vous inscrire sur des plateformes de mise en relation entre freelances et entreprises clientes. Ces plateformes présentent un réel intérêt pour gagner du temps, notamment lorsque vous démarrez votre activité et que vous cherchez à décrocher votre première mission.

La création de votre profil et de votre offre de service se fait souvent en quelques clics. Vous gagnez en visibilité en peu de temps et permettez à des milliers de clients potentiels de vous identifier et entrer directement en contact avec vous.

En dehors du temps gagné sur la prospection, notons aussi le temps que vous gagnez sur la gestion de votre activité. En effet pas de devis sur ces plateformes, un règlement des honoraires assuré donc pas d’impayés et peu d’avant-vente.

Gagner du temps sur sa facturation et sa comptabilité

Pour assurer un bon suivi de vos missions et de leur facturation, il est indispensable de recourir à un outil de gestion.

Il existe des outils simples, accessibles financièrement et qui vous permettent de gagner en efficacité quant aux tâches administratives (devis, factures et comptabilité).

Vous pouvez bien évidemment utiliser un tableau Excel mais les outils de gestion en ligne offrent bien plus de fonctionnalités et limitent les erreurs, ce qui réduira les corrections à réaliser.

Selon le budget que vous souhaitez y consacrer vous avez des logiciels comprenant l’établissement et la transmission des devis et des factures jusqu’à la création de tableaux de bord, la gestion de la TVA, le suivi de trésorerie. Il existe aussi des logiciels de facturation gratuit avec des services limités.

En choisissant d’entreprendre en portage salarial avec BeBoss vous vous consacrez entièrement à votre cœur business et au développement de celui-ci. De notre côté, nous prenons en charge toutes les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, à savoir : la création de vos contrats de prestations, la facturation, les relances et leur recouvrement, la gestion d’éventuels litiges et toutes tâches inhérentes à la gestion juridico-administrative de votre activité.

En portage salarial, vous alliez la liberté d’entreprendre avec la sécurité du statut de salarié. Vous faites donc partie de la team BeBoss et à ce titre profitez d’un accompagnement sur mesure :

  • entretien professionnel,
  • parcours de formation,
  • coaching individuel et atelier collectif pour monter en compétences,
  • accès à des outils de prospection commerciale,
  • assistance au développement de vous outils de travail et supports de communication

Ça vous tente ?

Contactez-nous pour échanger sur votre projet !

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